飲み会の幹事をやることになった。
始めてなので何をやればいいのかわからない。
この記事ではこんな悩みを解決します。
私も若手時代は何度も幹事をやってきたものだ。
たくさん失敗もしたけど、だからこそ参考になる情報を発信できるはず！
というわけでこの記事では
飲み会幹事がやること７つ、および
各項目で幹事がおさえておくべき注意点をご紹介します。
それでは早速やっていきましょう！
飲み会幹事がやること７つ
飲み会の幹事と聞けばとりあえず出欠をとってお店を予約するだけだと考えているひとは多いのではないでしょうか？
大きく間違ってはいませんが、その他にもやるべきことはたくさんあります。
飲み会の幹事を任された瞬間から事後処理までやるべきことを順を追って説明していきます。
飲み会の目的を理解
ひとくくりに飲み会と言っても以下のようにさまざまな種類があります。
■昇級祝い
■歓送迎会
■結婚祝い
■壮行会
■忘年会
昇級や結婚した人がいればその人のお祝いの場です。
忘年会であればみんなが楽しければOKです。
こういったことを理解できていなければ、その後の動き方も間違った方向に行ってしまいます。ただ単に上司に言われて飲み会を開催するのではなく、まずは飲み会の目的を理解しておきましょう。
出欠確認
飲み会の目的を理解したら次は出席確認です。
まず始めに、歓送迎会や祝いのための飲み会の場合、主賓となる人の予定を真っ先に確認しましょう。
お祝いのための飲み会なのに祝われる人がいないとかありえませんからね。
主賓が参加できる日程をいくつか確保したうえで、その他の参加者の出席確認に移りましょう。
また、主賓が複数名いる場合、なかなか予定が合わないこともあるでしょう。
その場合は開催日がかなり先になることもあるかもしれませんが、１か月半程度までなら、そう遠くは感じませんので、そのくらい範囲を広げて日程調整するくらいの気持ちでよいでしょう。
また参加者が社内の人間だけであれば、共有フォルダにエクセルファイルでも作っておけば簡単に出席確認できるでしょうが、社外の人も参加する場合はそうもいきません。
その場合以下のような出席確認用のwebサイトもありますので、興味のある方は利用してみてはいかがでしょうか。
また、ある程度の予算を決めれているのであれば、出欠確認の際に
■予算は****円程度の予定
等を記載しておきましょう。
参加者の不安を取り除くことができます。
お店選び
出席者数がある程度絞り込めたら次はお店選びです。
お店を選ぶときは以下のことに注意が必要です。
①予算
②目的にあった雰囲気かどうか
③ビールがあるかどうか
ここは注意点が多いので一つ一つ解説していきます。
①予算
先ほどの出席確認の項目でもすこし触れましたが、予算は参加率に大きな影響を及ぼします。なるべくコスパの良いお店を探しましょう。
また、出席確認の際に連絡しておいた概算の予算はできる限り守るようにしましょう。
（オーバーしても500円未満）
また、お店が提示する金額が消費税込みなのかどうかを必ず確認しておきましょう。
②目的にあった雰囲気かどうか
例えばおしゃれな女性の上司が昇級した際に男くさい 居酒屋を選ぶのはナンセンスですよね。
そんなときはちょっと良い雰囲気のカフェなんかが良いでしょう。
一方大人数での忘年会なんかでは、どんちゃん騒ぎができるような個室居酒屋なんかを選ぶとよいでしょう。
冒頭に述べたように飲み会が開催される背景や目的をしっかりと理解していればおのずと選択肢を絞ることができると思います。
③ビールがあるかどうか
若い人には特に注意してもらいたい項目です。
飲み放題コースなんかではいわゆる発泡酒が提供されるお店は少なくありません。
発泡酒とは、要は泡が出てビールっぽいお酒のことです。
つまり発泡酒とはビールではないのです。
最近出てきた第三のビールというやつも、ビールと名はついていますが、本物のビールではありません。
仕事終わりの上司達は本物のビールを心から欲しています。
これだけは絶対に覚えておきましょう。
お店を選ぶ際は、飲み放題コースの中にしっかりとビールと記載があるお店を選びましょう。
ない場合はオプションで追加するか、別のお店を探すことをオススメします。
普段ビールを飲まない若い人からしたら何が違うの？って感じだと思いますが、飲めば飲むほど全然違います。
悪いことは言いません。絶対にビールがあるお店を選びましょう。
幹部社員への対応
お店が決まったからと言ってやることはまだまだ終わりません。
会社の飲み会では、乾杯の音頭やシメのあいさつなどを行うことが一般的です。
そういった挨拶は必ず幹部社員にお願いしましょう。
（間違っても自分でやらないように！）
昼休憩なんかのちょっとした空き時間に幹部社員のところに行って
「〇〇さん。今度の飲み会で乾杯のあいさつをお願いしてもよろしいでしょうか。」
こんな感じで気楽に頼めばOKです。
また、祝いの席の場合、主賓の方の会費は他の参加者が出してあげるのが一般的でしょう。当然、全員から少しづつ多めに会費をいただくわけですが、きりの良い数字で割り切れないことがほとんどです。
その場合、幹部社員が出すという文化の会社もあるでしょう。
いくら文化とはいえ、当然のようにお金をまきあげられるといい気はしません。
そういった状況にあてはまる場合は必ず
「〇〇さん。主賓の△△さんの分を少し多めに出していただいてもよろしいでしょうか。」
こういったお願いも忘れずに！
当日の進行
当日は飲み会の目的に応じてそれなりに場をしきる必要があります。
「〇〇さん！乾杯の音頭をお願いします！」
「△△さんの昇進祝いなので、ここで一言いただきたいと思います！」
「××さんの歓迎会なので、上司の□□さん、一言お願いします！」
常に場を仕切っている必要はありませんが、要所でこういった立ち回りが必要になりますので、決して泥酔してしまわないように注意しましょう。
また、店員さんとのやりとりもやらなければいけないので、店員さんとコンタクトを取りやすい場所に座っておくのが良いでしょう。
二次会の候補地選び
※現在はウイルスの影響で長い飲み会は自粛せざるを得ない状況だとおもいますので、確実に二次会が開催されないことが分かっている場合、ここは読み飛ばしてください。
基本的に飲み会の幹事というのは一次会までで問題ありません。
しかし、あなたの幹事業にプラスアルファの評価をいただくためには、二次会のことまで準備しておいた方がよいでしょう。
ある程度大人数で飲み会をする際、かならず一人はお酒大好きおじさんがいるものです。
その人は一次会が終わった瞬間にこう言うでしょう。
「次行かないの？」
そこですかさずこう言うのです。
「お店見繕ってますよ！！」
二次会の場所がなかなか決まらない場合、どうしてもグダグダ感が出てしまい、どんどん帰宅者が増えていきます。
つまり二次会まで盛り上げるためにはスピーディなお店選びが肝心なのです。
０秒でお店を決めてくれるあなたは、それだけで【幹事できる奴】の称号をゲットできます。
可能であれば、一次会の会場近くの飲み屋をいくつかピックアップしておきましょう。
会計処理
あなたが集金したお金がしっかりと飲み代に使われたのかを示すために、領収書は必ずもらっておきましょう。
そしてその領収書は絶対に捨てないように。
これは会社によるかもしれませんが、私の会社では、その領収書のコピーを取り、参加者にメールで送信するようにしています。
また、集金したお金が余った場合、多く払ってくれた人に返金するか、次回の飲み会資金にすることが一般的です。
そういった場合も、参加者にはその旨をしっかりと伝えておきましょう。
終わりに
いかがでしたでしょうか？
やることが非常に多いと感じられてのではないでしょうか。
確かに飲み会の幹事は面倒なものです。
しかし、飲み会幹事をやることで
■ポイントを大量に貯められる。
■大勢を取りまとめる経験を得られる
■幹部社員と仲良くなれる
といったメリットもいくつかあります。
このへんをモチベーションにして幹事業を乗り切ってください。
それではまた！！
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